GDPdU-Konformität von Projektmanagementsoftware: Exemplarische Konzeption und Umsetzung

Nach § 147 Abs. 6 AO (Abgabenordnung) haben die Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen (...). Hiervon betroffen sind Betriebs-, Umsatzsteuersonder-, Lohnsteueraußen- und Kapitalertragssteuerprüfungen sowie die Umsatzsteuer-nachschau. Zur Umsetzung geben die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) Auskunft. Nach den GDPdU hat der Steuerpflichtige im Falle der Erstellung von steuerrelevanten Aufzeichnungen mit Hilfe eines IT-Systems nicht nur die Einsicht in diese Daten zu ermöglichen, sondern nach Vorgabe der Betriebsprüfung die Daten selbst auszuwerten oder den Finanzbehörden auf einem lesbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen. Dies betrifft ausdrücklich auch Sekundär- und Nebensysteme. Das vorliegende Arbeitspapier beschäftigt sich mit der Problematik der Bereitstellung steuer- bzw. prüfrelevanter Daten aus Projektmanagement-Tools als Sekundär- und Nebensysteme. Anhand der in der Projektmanagementsoftware Projektron BCS implementierten Funktion der Spesenabrechnung wird eine GDPdU-konforme Bereitstellung der Daten für eine digitale Betriebsprüfung diskutiert. Als Grundlage hierfür dient der Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung. Diese Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen beschreibt ein dreistufiges Verfahren, um im Unternehmen vorhandene steuerrelevante Daten für eine Datenträgerüberlassung standardisiert zu speichern. Dieses grundsätzliche Verfahren wird im vorliegenden Arbeitspapier in ein generalisierbares Vorgehensmodell mit zehn Schritten überführt. Die exemplarische Umsetzung erfolgt anhand einer Schnittstelle zwischen Projektron BCS und der Analysesoftware IDEA / AIS Tax Audit Professional. Das Vorgehensmodell wird entsprechend konkretisiert und durchgeführt. Die im Einzelnen erforderlichen Schritte werden detailliert beschrieben. Im Ergebnis zeigt sich die Anwendbarkeit des entwickelten Vorgehens für den ausgewählten Bereich der Spesenabrechnung. Da dieser durchaus als exemplarisch anzusehen ist, kann von einer Übertragbarkeit auf weitere Funktionsbereiche der Projektmanagementsoftware ausgegangen werden.